BPM (Business Process Management) Süreç Yönetimi Nedir?

Kurumsal Süreç Yönetimi (BPM), işletmelerin iş yapma biçimlerinin sistematik olarak modellenmesi, süreç iyileştirmelerinin gerçekleştirilmesi ve standartlaştırılması amacıyla uygulanan kapsamlı bir iş süreçleri yönetim yaklaşımıdır. 

BPM’in temel amacı, insan hatalarını minimize etmek ve iş yapanlar arasındaki iletişimi kolaylaştırarak organizasyonel verimliliği artırmaktır.

BPM (Business Process Management), sipariş yönetiminden üretim süreçlerine, teslimat operasyonlarından tahsilat işlemlerine, finans yönetiminden insan kaynakları süreçlerine kadar geniş bir yelpazede uygulanabilir. 

BPM’nin geniş bir disiplin olması ve dinamik yapısı, organizasyonel roller, kurallar, taktikler ve iş hedeflerinin sürekli değişim göstermesinden kaynaklanmaktadır. Yıllar içinde BPM, Altı Sigma ve yalın yönetimden Çevik yönetime kadar çeşitli optimizasyon metodolojilerine uyum sağlayarak evrimleşmiştir.

BPM Teknolojileri Türleri (BPM Yazılımları) Nelerdir?

İş süreci yönetim yazılımı (BPMS), iş süreçlerinin iyileştirilmesini otomatikleştirmek için tasarlanmış kapsamlı teknoloji çözümleridir. 

Bu sistemler farklı teknoloji türlerinin entegre bir koleksiyonunu sunar.

Temel BPM Teknoloji Bileşenleri:

• Süreç Madenciliği Araçları: İş süreçlerini yönlendiren görevlerin keşfi, temsili ve analizi için kullanılan bu araçlar, mevcut süreçlerin detaylı incelenmesini sağlar.
• BPMN Araçları: İş süreçlerini görsel diyagramlara dönüştürmek için kullanılan Business Process Management Notation araçları, süreç modelleme ve dokümantasyon süreçlerini kolaylaştırır.
• İş Akışı Motorları: Bir iş sürecini tamamlayan görevlerin akışını otomatikleştirmek ve iş akışı yönetimini desteklemek için tasarlanmış bu motorlar, süreçlerin sorunsuz işlemesini sağlar.
• İş Kuralları Motorları (BRE’ler): Son kullanıcıların bir programcıdan yardım almadan iş kurallarını değiştirebilmelerini sağlayan bu sistemler, operasyonel esneklik sunar.

Gelişmiş BPM Teknolojileri:

• Akıllı BPMS (iBPMS): Gartner tarafından tanıtılan bu kavram, gerçek zamanlı analiz, makine öğrenimi, karmaşık olay işleme ve iş etkinliği izleme gibi gelişmiş teknolojilerin entegrasyonunu içerir.
• Düşük Kodlu/Kodsuz (LCNC) Teknoloji: İş analistleri ve iş kullanıcılarının profesyonel kodlayıcılara bağımlı olmadan yeni iş süreçlerini modelleyebilmelerini sağlar.
• RPA Entegrasyonu: Robotik süreç otomasyonu ile BPM’nin tamamlayıcı ortaklığı, manuel, tekrarlayan ve kurallara dayalı görevlerin otomatikleştirilmesini sağlar.

En İyi BPM Uygulamaları ve Platformları 

BPM yazılımları ve platformları, şirketlerin iş süreçlerini dijital ortamda yönetmesine olanak tanıyan kritik teknolojik altyapıları oluşturur. Bu platformlar sayesinde süreçler modelleme, izleme, otomasyon ve optimizasyon gibi kapsamlı işlevlere kavuşur.

Pazar lideri BPM (Business Process Management) platformları:

1. Appian: Düşük kodlu uygulama geliştirme yetenekleriyle öne çıkan platform, hızlı süreç tasarımı ve uygulaması imkanı sunar.
2. Pega Systems: Yapay zeka destekli süreç otomasyonu ve müşteri deneyimi yönetiminde güçlü çözümler sağlar.
3. IBM Business Process Manager: Kurumsal düzeyde kapsamlı süreç yönetimi ve entegrasyon yetenekleri sunan IBM’in flagship BPM çözümüdür.
4. Bizagi: Kullanıcı dostu arayüzü ve güçlü modelleme araçlarıyla orta ölçekli işletmelerin tercih ettiği platform.
5. Oracle BPM Suite: Oracle’ın geniş teknoloji ekosistemiyle entegre çalışan kapsamlı süreç yönetim çözümü.
6. Nintex: Özellikle Microsoft ekosistemiyle uyumlu, sürükle-bırak arayüzüyle kolay kullanım sunan platform.
7. BonitaSoft: Açık kaynak kodlu BPM çözümü olarak maliyet etkin alternativ sunar.
8. Kissflow: Bulut tabanlı, kullanımı kolay BPM platformu olarak küçük ve orta ölçekli işletmelere odaklanır.

Platform seçiminde organizasyonun büyüklüğü, teknik altyapısı, bütçesi ve süreç karmaşıklığı gibi faktörler dikkate alınmalıdır.

Neden BPM (Business Process Management) Süreç Yönetimi Önemlidir?

İş süreci yönetimi, modern işletmeciliğin temel taşlarından biri haline gelmiştir çünkü etkili iş süreçleri kurumsal başarı için hayati önem taşımaktadır. 

Kurumsal Başarının Temel Dinamikleri

BPM’nin önemi, şirketlerin temel iş operasyonlarını desteklemesinden kaynaklanmaktadır. Yeni bir ürün geliştirmek ve üretmek, bir ürün siparişinin yerine getirilmesi, müşteri hizmetlerini yönetmek ve yeni bir çalışanı şirkete adapte etmek gibi kritik süreçler, bunları tamamlamak için gereken onayları gerektirebilir.

İyi tasarlanmış bir iş süreci, bu görevleri çalışanların tutarlı sonuçlar üretmek için izleyebileceği yapılandırılmış, tekrarlanabilir adımlara böler. Bu tekrarlanabilir adımlar, kuruluşların ihtiyaç duydukları kaynakları tahmin etmelerine yardımcı olarak kaynakları yetersiz veya aşırı tahsis etme riskini minimize eder.

21. Yüzyılın Hızlı Değişim Dinamikleri

Günümüzün yoğun iş değişim hızı, organizasyonlar için BPM’yi daha da kritik hale getirmektedir. BPM uzmanı Daniel Morris’in vurguladığı gibi: “Yakalamaya çalışmak artık uygulanabilir bir strateji değil — her şey çok hızlı değişiyor.” Başarılı şirketler, değişen ihtiyaçlara hızlı ve etkili yanıt verebilmek zorundadır.

BPM’nin maliyet etkin, düşük riskli ve hızlı iş süreci değişikliğini kolaylaştırma yeteneği, temel değer teklifini oluşturur. Morris’e göre BPM, “işletme operasyonlarınızı sürekli olarak yeniden icat etmenizi, ilerledikçe inovasyonu enjekte etmenizi ve bunu uzun vadede yapmanızı sağlar.”

Kurumsal Süreç Yönetiminin Avantajları 

BPM’nin iş süreçlerini yönetmeye yönelik yapılandırılmış yaklaşımı, iş kalitesini ve operasyonel verimliliği artıran çok boyutlu avantajlar sunar. 

• Verimlilik Artışı: Otomasyon ve optimizasyon süreci, iş akışlarını hızlandırır ve manuel hataları ortadan kaldırarak operasyonel verimliliği maksimize eder. İş süreçlerinin yönetim ve takibinin modelleme ile kolaylaştırılması, organizasyonel performansı önemli ölçüde artırır.
• Hata Oranlarının Minimize Edilmesi: BPM’nin süreçleri standartlaştırmaya odaklanması, insan hatası riskini dramatik şekilde azaltır. Standartlaştırılan iş süreçleri, iş akışındaki hataların en aza indirilmesini sağlayarak kalite güvencesi oluşturur.
• Maliyet Optimizasyonu: İş süreçlerinin otomatikleştirilmesiyle işgücü ve zaman kaybı minimuma iner, bu da önemli maliyet avantajları sağlar. 
• Esneklik ve Adaptasyon Kapasitesi: Değişen pazar şartlarına hızlı adapte olunabilir ve yeni süreçler kolayca entegre edilebilir. Bu esneklik 21. yüzyılın dinamik iş ortamında kritik bir rekabet avantajı sağlar.
• Performans İzleme ve Kontrol: Gömülü analitik, yöneticilere süreç performansına ilişkin daha fazla görünürlük sağlar ve darboğazları belirlemelerine yardımcı olur. KPI (Anahtar Performans Göstergeleri) sayesinde iş süreçlerinin performansı ölçülebilir ve sürekli iyileştirilebilir.
• Müşteri Deneyimi İyileştirmesi: Daha verimli iş süreçleri, müşterilere daha hızlı ve kaliteli hizmet sunulmasını sağlayarak müşteri memnuniyetini artırır ve uzun vadeli müşteri bağlılığı oluşturur.

İyi uygulanan bir BPM programı, işletmelerin rekabet avantajı elde etmesini sağlayan kapsamlı faydalar yaratır.

5 Adımda BPM Faaliyetleri (BPM Yaşam Döngüsünün Aşamaları)

BPM yaşam döngüsü, işletmelerin süreç iyileştirme projelerini sistematik ve yapılandırılmış bir şekilde yürütmelerini sağlayan beş temel aşamadan oluşur. 

1. Tasarım Aşaması

Hem mevcut hem de yeni süreçlerin tasarlandığı bu kritik aşamada, süreç akışının temsili, standart prosedürleri ve görev mekanizmaları belirlenir. Mevcut iş süreçleri detaylı olarak incelenir, verimsiz noktalar ve darboğazlar tespit edilir. 

Bu aşamadaki temel amaç, yeni bir tasarımın verimli ve doğru bir şekilde tasarlanmasını sağlamaktır. Mevcut süreçler için tasarım senkronize olmalı ve süreç kesintisine sebep olmamalıdır.

2. Modelleme Aşaması

Teorik tasarımı ele alan bu aşamada, değişken kombinasyonlar üzerinde süreç modelleri oluşturulur. Modelleme yaparken BPMN (Business Process Management Notation) dilinden faydalanılır. 

Yeniden tasarlanan iş sürecinin farklı senaryolarda nasıl işlediği analiz edilir ve simülasyonlar ile pilot projeler aracılığıyla süreçlerin uygulanabilirliği test edilir.

3. Uygulama Aşaması

Tasarlanmış ve modellenmiş iş sürecinin yürürlüğe konması aşamasıdır. 

Standardizasyon ve süreç otomasyonu dahil olmak üzere iyileştirmeler uygulanır, gerekli yazılımlar devreye sokulur ve entegrasyon süreçleri tamamlanır. 

Çalışanlara yeni süreçler hakkında kapsamlı eğitimler verilir ve uygulama süreci boyunca performans takip edilerek anlık iyileştirmeler yapılır.

4. İzleme Aşaması

Sürecin uygulamaya geçmesinden sonra süreç kontrolü ve performansa ilişkin bilgilerin sağlandığı kritik aşamadır. 

İyileştirmelerin nasıl performans gösterdiği izlenir, performans göstergeleri sürekli takip edilir ve belirli bir süreçte yer alacak çalışanların performansı değerlendirilir. İş sürecinde harcanan zamanın takibi yapılır ve hata durumunda alınacak aksiyonlar belirlenir.

5. Optimizasyon Aşaması

Modelleme veya izleme aşamından sonra sürecin performans bilgilerinin alındığı ve gerekli analizlerin yapılarak maliyet veya diğer konular için iyileştirmelerin uygulandığı son aşamadır. 

Belirlenen iyileştirmeler daha sonrasında tasarım ve modelleme aşamlarında kullanılır. Bu aşama, sürekli iyileştirme felsefesinin temel taşını oluşturur ve BPM’nin döngüsel yapısını pekiştirir.

Sıkça Sorulan Sorular

BPM (Business Process Management) konusunda merak edilen temel kavramlar ve kısaltmalar hakkında en sık sorulan soruları yanıtladık.

BPM açılımı nedir?

BPM, “Business Process Management” kelimelerinin kısaltmasıdır ve Türkçe karşılığı “Kurumsal Süreç Yönetimi” veya “İş Süreçleri Yönetimi”dir. 

BPM, hem bir disiplin hem de teknolojik çözümleri kapsayan geniş bir kavramdır.

BPM uzantısı nedir?

BPM uzantısı genellikle süreç modelleme dosyalarında kullanılan “.bpmn” (Business Process Model and Notation) dosya formatını ifade eder. 

Bu dosya uzantısı, BPMN dilinde oluşturulan süreç diyagramlarının ve modellerinin saklandığı standart dosya formatıdır. BPMN dosyaları farklı BPM platformları arasında süreç modellerinin paylaşılmasını ve transferini sağlar.

CRM BPM ne demek?

CRM BPM, Müşteri İlişkileri Yönetimi (Customer Relationship Management) ile Kurumsal Süreç Yönetimi’nin entegrasyonunu ifade eder. 

Bu kavram, müşteri hizmetleri süreçlerinin BPM metodolojileri kullanılarak optimize edilmesi ve otomatikleştirilmesi anlamına gelir. 

CRM BPM uygulamaları, müşteri deneyimini iyileştirmek, satış süreçlerini hızlandırmak ve müşteri memnuniyetini artırmak için kullanılır.