Process Mining / Intelligence Nedir?

Süreç madenciliği (Process Mining), organizasyonların iş süreçlerini anlamak, analiz etmek ve iyileştirmek için veri madenciliği ve büyük veri analitikleri tekniklerini kullanan yenilikçi bir yaklaşımdır. 

Process Mining / Intelligence , işletmelerin sistemlerindeki dijital izleri (etkinlik günlükleri, işlem kayıtları ve diğer veri kaynakları) toplayarak süreçlerin gerçekte nasıl çalıştığını ve performansını detaylı şekilde ortaya çıkarır. 

Prof. Wil van der Aalst, süreç madenciliğini “veri bilimi [algoritmalar, makine öğrenimi, veri madenciliği ve öngörücü analitiği içerir] ile süreç bilimi [operasyon yönetimi ve araştırma, iş süreci iyileştirme ve yönetimi, süreç otomasyonu, iş akışı yönetimi ve optimizasyonu kapsar] arasındaki köprü” olarak tanımlamaktadır. 

Bu teknoloji, süreç haritalama atölyelerinde oluşturulan teorik tanımlarla her zaman uyuşmayan gerçek süreçlerin canlı bir resmini oluşturarak organizasyonların verimliliğini artırma potansiyeline sahiptir.

Process Mining / Intelligence (Süreç Madenciliği) Türleri Nelerdir?

Süreç madenciliği, beş temel türe ayrılabilir: Süreç Keşfi, Süreç Analizi, Süreç Optimizasyonu, Süreç Otomasyonu ve Süreç İzleme ve Tahmini.

1. Süreç Keşfi: Masaüstü kullanıcı etkileşimi verilerini analiz ederek ve sistem olay verilerinden çıkarılan işlem ayrıntılarıyla ilişkilendirerek iş akışlarını görselleştirir.
2. Süreç Analizi: Gerçek veriler aracılığıyla süreç performansını anlamayı, optimum yolları, yatırım getirisi potansiyelini ve varyasyonların nedenlerini ortaya çıkarır.
3. Süreç Optimizasyonu: Keşif ve analiz aşamalarında toplanan verileri kullanarak süreçlerde otomasyona hazırlık için gerekli değişikliklerin yapılmasını sağlar.
4. Süreç Otomasyonu: İşlem verilerinin RPA (Robotik Süreç Otomasyonu) için dışa aktarıldığı, en az direnç ve en yüksek yatırım getirisi olan “mutlu yol”un (happy path) seçildiği aşamadır.
5. Süreç İzleme ve Tahmin: Her süreç örneğini izleyen, olağandışı süreç davranışlarında uyarılar yayınlayabilen ve öngörücü analizler sunabilen aşamadır.

Süreç Madenciliği (Process Mining / Intelligence) Neden Önemlidir?

Süreç madenciliği, günümüz iş dünyasında bir zorunluluk haline gelmiştir çünkü değişim hızı ve adaptasyon ihtiyacı her zamankinden daha fazla önem kazanmıştır. İşletmeler değişen koşullara hızla uyum sağlamak zorundayken, birçok organizasyonun kalbinde büyük bir kopukluk bulunur: departmanlar kendi dillerini konuşur, sistemler birbiriyle uyumlu çalışmaz ve sonuç olarak süreçler kontrolden çıkar.

Süreç madenciliği, işletmelerin iç işleyişine ışık tutarak bu sorunları çözer. Sistemler, programlar, süreçler ve insanlar arasında çok ihtiyaç duyulan bir bağlayıcı görevi görerek, her şeyin ve herkesin daha etkili bir şekilde birlikte çalışmasını sağlar. İşletmeler, işlerin gerçekte nasıl yürüdüğüne dair ortak bir anlayış geliştirmek için süreç madenciliğine ihtiyaç duyar.

Teknoloji, Yapay Zeka (AI) ve Makine Öğrenmesi (ML) ile entegrasyonuyla da geleceğin trendlerini şekillendirerek, süreç yönetimi analizlerinin daha derinlemesine ve otomatik hale gelmesini sağlamaktadır. Bu da süreçlerdeki anormallikleri, eğilimleri ve iyileştirme fırsatlarını daha etkili şekilde tespit etme imkanı sunmaktadır.

Süreç Madenciliğinin Faydaları Nelerdir?

Süreç madenciliğinin (Process Intelligence) organizasyonlara sağladığı çok sayıda fayda bulunmaktadır:

• Nesnel, Gerçeğe Dayalı İçgörüler: Süreç madenciliği, mevcut iş süreçlerinizi denetlemenize, analiz etmenize ve iyileştirmenize yardımcı olmak için gerçek verilerden türetilen nesnel, gerçeğe dayalı içgörüler sunar.
• Süreçlerin Uçtan Uca Anlaşılması: İş akışınızı görselleştirerek ve gecikmeleri, darboğazları ve aykırı değerleri belirleyerek süreç performansınızın doğru bir görünümünü sağlar. Bu, karmaşık ve zaman alıcı manuel veri incelemeleri ve kullanıcı görüşmeleri ihtiyacını ortadan kaldırır.
• Süreçlerde Hızlanma ve İyileştirme: Darboğazları ortadan kaldırarak görevler için işlem süresini iyileştirebilir ve daha kolay ölçeklenebilirlik sağlayabilirsiniz. İşlem akışlarınızdaki sorunları anlamak ve ele almak, doğruluğu artırmanıza ve operasyonel süreçlerin akışını kolaylaştırmanıza yardımcı olur.
• Uyumluluk ve Risk Yönetimi: Süreç madenciliği, süreçlerinizin bir modelini oluşturmak için denetim izlerini kullanarak uyumluluğu kolaylaştırır. Süreçleri gerçek zamanlı olarak izleyebilir ve herhangi bir sorundan hemen haberdar olabilirsiniz.
• Maliyetlerde Azalma: Verimsizlikleri ortadan kaldırmak ve otomasyon için daha fazla görev keşfetmek, süreç değerlendirme maliyetini düşürerek işletme maliyetlerini önemli ölçüde azaltmanıza yardımcı olur. Ayrıca, çalışanlar manuel analiz yerine daha yüksek değerli işlere odaklanabilirler.
• Müşteri Memnuniyetinin Artması: Müşteri hizmetleri süreçlerinde süreç madenciliğini kullanmak, hizmet süresini azaltarak, hataları minimuma indirerek ve personelin müşteri bakımına daha fazla zaman ayırmasını sağlayarak daha iyi müşteri deneyimlerine yol açar.
• Sürekli İyileştirmeler: Süreç madenciliği tek seferlik bir teknik değildir. Kuruluşunuz genelindeki süreçlere sürekli iyileştirme sağlamak için kullanılabilir.
• Daha Hızlı, Daha Ucuz ve Daha Doğru Analiz: Süreç madenciliği, uzun ve çoğunlukla öznel süreç haritalama atölyelerinden daha hızlı, daha ucuz ve daha doğru sonuçlar sağlar.
• Mevcut Sistemlerle Entegrasyon: Mevcut sistemlerinizin üstünde çalışarak teknoloji yatırımlarınızdan yararlanmanıza yardımcı olur. Sistemleri söküp değiştirmeye gerek kalmaz.
• Paydaş Uyumunun Sağlanması: Beklenen yatırım getirisi ile birlikte veri odaklı önerilerde bulunarak paydaşların katılımını ve uyumunu sağlar.
• Girişimlerin Etkili Önceliklendirilmesi: Kazanılacak değeri niceliksel olarak belirleyerek ihtiyaç duyulduğunda enerji ve kaynakları önceliklendirmenize ve yönlendirmenize yardımcı olur.

Ne Zaman Process Mining / Intelligence (Süreç Madenciliği) Kullanılır?

İşletmelerde süreç madenciliğinin kullanımına başlanması için hiçbir zaman çok erken veya çok geç değildir. Sektörler arasında bir iş gerekliliği haline geldiği için şimdi başlanması en uygun zamandır. 

Özellikle aşağıdaki durumlarda süreç madenciliğinden önemli faydalar elde edilebilir:

• Şirket Birleşmeleri ve Ortaklıklar: Başka bir işletmeyle birleşildiğinde, ortaklık kurulduğunda veya bütünleşme sağlandığında, farklı sistemlerin ve süreçlerin entegrasyonu için kullanılır.
• Sistem Dönüşümü: Sistemlerin taşındığı veya teknoloji altyapısının güncellendiği aşamalarda, geçiş sürecinin hızlandırılması ve risklerin en aza indirilmesi amacıyla uygulanır.
• Değer Yaratma Arayışı: İşletme için yeni değer yaratma yolları aranırken, gizli fırsatların hızlıca ortaya çıkarılması için faydalanılır.
• Sürdürülebilirlik İnisiyatifleri: Sürdürülebilirlik önlemlerinin güçlendirilmesi ve çevresel etkilerin azaltılması çalışmalarında kullanılır.
• Uyumluluk Gereksinimleri: Yasal düzenlemelere uyum programlarının sıkılaştırılması ve risk yönetimi süreçlerinde tercih edilir.
• Paylaşılan Hizmetlerin Dönüşümü: Paylaşılan hizmet birimlerinin maliyet merkezinden değer yaratan birimlere dönüştürülmesi aşamasında uygulanır.
• Finans ve Operasyon İyileştirmeleri: Finans ve operasyon süreçlerinin verimliliğinin artırılması ve maliyetlerin azaltılması için kullanılır.
• Tedarik Zinciri Dayanıklılığı: Tedarik zincirinde dayanıklılığın oluşturulması ve tedarik süreçlerinin optimize edilmesi aşamalarında faydalanılır.
• Yeni Teknolojilerden Faydalanma: Yapay zeka ve Büyük Dil Modelleri (LLM) gibi yeni teknolojilerden en iyi şekilde faydalanılması amacıyla tercih edilir.
• İş Gücü Verimliliği: İş gücündeki üretkenliğin ve verimliliğin artırılması için, tekrarlayan görevlerin otomatikleştirilmesi ve çalışanların daha yüksek değerli işlere odaklanmasının sağlanması amacıyla uygulanır.

Süreç Madenciliği Nasıl Çalışır?

Süreç madenciliği (Process Mining / Intelligence), günümüzün bilgi sistemlerinde kolayca bulunabilen olay kayıtlarından veri çıkararak çalışır. Bu veriler, iş süreçlerini ve bunların tüm varyasyonlarını çalışırken görselleştirmek amacıyla kullanılır. 

Process Mining / Intelligence işleyiş mekanizması şu şekilde özetlenebilir:

1. Veri Toplama: Süreç madenciliği, öncelikle ERP sistemleri, CRM platformları, işlem günlükleri gibi farklı kaynaklardan gelen verileri toplar. İşletmenin bilgi sistemleri tarafından kaydedilen etkinlik günlükleri, işlemlerin zaman sıralarını içerir. Bu aşamada verilerin doğru ve eksiksiz olması analizin başarısı için önemlidir.
2. Veri Analizi: Toplanan veri, süreç madenciliği araçları tarafından işlenir ve analiz edilir. Bu adımda, süreçlerin nasıl çalıştığını, hangi adımların yer aldığını ve zamanlamaları gibi detayları ortaya çıkarılır.
3. Süreç Modelleme: Process mining yazılımı, analiz edilen verileri kullanarak işletmenin süreçlerinin dijital ikizini oluşturur. Bu, süreçlerin gerçekte nasıl işlediğine dair görsel bir harita sunar.
4. Süreç Görselleştirme: Oluşturulan süreç modelleri, iş akışlarının görsel haritaları olarak sunulur. Bu haritalar, süreçlerin akışını, sıklığını ve sürelerini detaylı şekilde ortaya koyar.
5. Uyum Analizi: Bu aşamada organizasyonun mevcut iş süreçlerinin, önceden tanımlanmış kurallar ve standartlarla ne derece uyumlu olduğu değerlendirilir. Süreçlerdeki sapmalar, uyumsuzluklar ve potansiyel riskler belirlenir.
6. Performans Ölçümü: Süreçlerin verimliliği, hızı ve kalitesi değerlendirilir. Bu ölçümler, süreçlerdeki gecikmeleri, darboğazları ve iyileştirme fırsatlarını ortaya çıkarır.
7. İyileştirme Önerileri: Analiz sonuçlarına dayanarak, süreçlerin daha verimli ve etkili hale getirilmesi için öneriler geliştirilir. Bu öneriler, gereksiz adımların kaldırılması, süreç akışlarının yeniden yapılandırılması veya süreçler arası geçişlerin optimize edilmesi şeklinde olabilir.
8. Süreç Otomasyonu: İyileştirmeler uygulandıktan sonra, tekrar eden standart işlemler otomatik hale getirilebilir. Modern süreç madenciliği araçları, süreç iyileştirmelerini otomatik olarak tanımlayabilir ve iyileştirmelerin uygulanmasında rehberlik edebilir.
9. Sürekli İzleme: Son olarak, süreçler sürekli olarak izlenir ve değişen koşullara göre yeni iyileştirmeler yapılır. Bu, süreçlerin dinamik iş ortamına uyum sağlamasını garantiler.

Süreç Madenciliği (Process Mining / Intelligence) Hangi Sorunları Çözer?

Süreç madenciliği, işletmelerin karşılaştığı çeşitli sorunları çözmek için etkili bir araç olarak kullanılır. Temel olarak süreç madenciliğinin çözüm sağladığı başlıca sorunlar aşağıdaki gibidir:

• Süreç Görünürlüğünün Eksikliği: Süreç madenciliği, BT sistemlerinizdeki verilere dayanarak süreçlerinizin %100 nesnel, gerçek zamanlı, sistemden bağımsız ve tarafsız bir görünümünü sunarak görünürlük sorununu çözer.
• Departmanlar Arası Kopukluk: İşletmelerin kalbindeki büyük kopukluğu giderir. Departmanların farklı diller konuşması ve sistemlerin birbiriyle uyumlu çalışmaması sorununa çözüm getirir.
• Veri Odaklı Karar Verme Eksikliği: Eskiden konu uzmanlarına dayanan karar verme süreçleri, artık süreç madenciliği sayesinde gerçek zamanlı olay günlüğü verilerine dayanarak gerçekleştirilebilir.
• Süreç İyileştirme Etkisinin Ölçülememesi: Süreç madenciliği, bir düzeltmeyi uygulamadan önce ve sonra değeri gösterebilmenize olanak tanıyarak iyileştirmelerin etkisini net biçimde ölçer.
• Paydaş Uyumunun Zorluğu: Beklenen yatırım getirisi ile birlikte veri odaklı önerilerde bulunarak paydaşların katılımını ve uyumunu sağlamanıza yardımcı olur.
• Kaynakların Etkin Önceliklendirilememesi: Kazanılacak değeri niceliksel olarak belirleyerek ihtiyaç duyulduğunda enerji ve kaynakları önceliklendirmenize ve yönlendirmenize olanak tanır.
• Süreç Verimsizlikleri: Darboğazları, tekrarları ve verimsiz adımları belirleyerek süreçlerdeki verimsizlikleri ortadan kaldırır.
• Uyumluluk ve Risk Yönetimi Zorlukları: Süreçlerin bir modelini oluşturarak ve bunları gerçek zamanlı izleyerek uyumluluk sorunlarını erkenden tespit eder.
• Müşteri Memnuniyeti Sorunları: Müşteri hizmetleri yolculuklarında süreç madenciliğini kullanarak, müşterilere hizmet etme sürecini kısaltır ve hataları azaltır.
• Yüksek İşletme Maliyetleri: Verimsizlikleri ortadan kaldırarak ve otomasyon için daha fazla görev keşfederek işletme maliyetlerini önemli ölçüde azaltır.
• Değer Kaybı: Süreçler, programlar ve sistemler arasında kaybolan değeri görünür kılarak bu değeri açığa çıkarır ve kullanıma sunar.
• Değişen Koşullara Uyum Sağlayamama: Adaptasyonu gerçekten sağlamak için işlerin gerçekte nasıl yürüdüğüne dair ortak bir anlayış oluşturarak değişen pazar koşullarına uyum sağlama yeteneğini güçlendirir.

Process Mining Uygulama Örnekleri

Süreç madenciliği, çeşitli sektörlerde ve iş süreçlerinde başarıyla uygulanmakta ve işletmelerin verimlilik ve performanslarını önemli ölçüde artırmalarına katkıda bulunmaktadır. 

Başarıyla Process Mining / Intelligence uygulayan şirketlerin örnekleri ve elde ettikleri sonuçlardan bazıları:

• Kraft Heinz: Vadesi geçmiş ödemelerde %30 azalma ve hesap alacakları boyunca uçtan uca görünürlük elde etti. Bu sayede nakit indirimlerini daha iyi şekilde yeniden müzakere edebildiler.
• Deutsche Telekom: “Satın Almadan Ödemeye (Procure-to-Pay)” sürecini optimize ederek 66 milyon Euro tasarruf sağladı. Ayrıca çift ödemeler ile nakit indirim kayıplarını azalttı.
• Johnson & Johnson: İşlem sürelerinde %30, fiyat değişikliklerinde %40 azalma sağladı. Süreç madenciliği uygulaması ile tek bir sistemden veri analizi yaparak süreçlerdeki verimsizlikleri ortaya çıkardılar.
• GE Healthcare: Serbest nakit akışını 1.3 milyar dolar artırdı. Rekabetçi bir pazarda günlük operasyonları düzenlemek ve çalışma sermayesini artırmak için süreç madenciliği teknolojisini kullandı.
• PepsiCo: Hesap alacaklarından milyonlarca dolar değerinde sermaye açığa çıkardı. Reddedilen satış siparişlerinde %86 azalma ve daha fazlasını başardı.
• ALDI SÜD: 3.1 milyon Euro değerinde kazanç elde etti. Süreç madenciliği aracılığıyla iki milyardan fazla işlemi yönetti ve bugüne kadar 400’den fazla iş sürecini yeniden tasarlayarak verimliliklerini dönüştürdü.
• Accenture: Yıllık 35 milyon dolarlık çalışan sermayesi faydaları sağladı. Ayrıca talepten siparişe döngü süresini %50 ve fatura onay süresini %30 azalttı.
• Avnet: Yıl başına 10-15 milyon Euro değerinde çalışan sermaye etkisi, verimlilik kazanımları ve gelir artışları sağladı. Elektronik distribütörü, Satın Alma, Satış ve Finans dahil olmak üzere birçok departmanda süreç madenciliği kullandı.
• Tech Data: “Satın Almadan Ödemeye (P2P)” toplam döngü süresinde sadece bir yılda %57 azalma elde etti. Ayrıca %95 otomatik fatura işleme oranına ulaştı.

Bu örnekler, süreç madenciliğinin Otomotiv, Tüketici, Enerji, Finansal Hizmetler, Sağlık, Üretim, Profesyonel Hizmetler, Perakende, Telekom ve Medya, Yaşam Bilimleri, İlaç, Seyahat ve Ulaşım gibi birçok sektörde başarıyla uygulandığını göstermektedir.

Process Mining / Intelligence (Süreç Madenciliği) Yazılımını Nasıl Edinebilirim?

Süreç madenciliği yazılımını edinmek için izleyebileceğiniz adımlar ve dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır:

• İhtiyaç Analizi Yapın: Öncelikle organizasyonunuzun hangi süreçleri iyileştirmek istediğini ve süreç madenciliği yazılımından beklentilerinizi belirleyin. Hangi departmanlar için kullanacağınızı, hangi sistemlerle entegrasyon ihtiyacınız olduğunu ve ne tür analizler yapmak istediğinizi netleştirin.
• Pazar Araştırması Yapın: Celonis, UiPath Process Mining, ABBYY Timeline, QPR ProcessAnalyzer, Minit, Fluxicon Disco gibi önde gelen süreç madenciliği yazılım sağlayıcılarını araştırın. Her birinin güçlü yönlerini, özelliklerini ve fiyatlandırma modellerini karşılaştırın.
• Ücretsiz Deneme Sürümleri veya Demolar İsteyin: Çoğu süreç madenciliği yazılım sağlayıcısı, ürünlerini denemeniz için ücretsiz sürümler veya demo oturumları sunmaktadır. Bu, yazılımın organizasyonunuzun ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığını değerlendirmenize yardımcı olur.
• Uzman Görüşü Alın: Süreç madenciliği konusunda uzmanlaşmış danışmanlarla görüşün. Örneğin, belgede bahsedilen Prof. Wil van der Aalst’ın ücretsiz sanal süreç madenciliği kursunu inceleyebilirsiniz.
• Teknik Gereksinimleri Kontrol Edin: Yazılımın kurulumu için gerekli teknik altyapınızın uygun olup olmadığını kontrol edin. Veri entegrasyonu, güvenlik protokolleri ve sistem uyumluluğu gibi konuları değerlendirin.
• Veri Hazırlığı Planlayın: Süreç madenciliği yazılımının etkili çalışması için, analiz edilecek süreçlere ait veri kaynaklarınızın hazır ve erişilebilir olduğundan emin olun. Bu, ERP sistemleri, CRM platformları ve diğer iş uygulamalarından veri çıkarma yeteneklerini içerir.
• Uygulama Stratejisi Geliştirin: Yazılımı nasıl uygulamaya koyacağınızı planlayın. Pilot proje ile başlayıp, daha sonra diğer departmanlara veya süreçlere genişletme stratejisi izleyebilirsiniz.
• Eğitim ve Destek Hizmetlerini Değerlendirin: Yazılım sağlayıcısının sunduğu eğitim programları, kullanıcı desteği ve danışmanlık hizmetlerini değerlendirin. Etkin kullanım için organizasyonunuzun yeterli eğitimi alması önemlidir.
• ROI Hesaplaması Yapın: Süreç madenciliği yazılımına yapacağınız yatırımın geri dönüşünü hesaplayın. Potansiyel maliyet tasarrufu, verimlilik artışı ve diğer faydaları değerlendirin.
• Satın Alma veya Abonelik Kararı Verin: Araştırma ve değerlendirmelerinize dayanarak, ihtiyaçlarınıza en uygun yazılımı seçin ve satın alma veya abonelik işlemlerini gerçekleştirin.
• Uygulama ve Entegrasyon: Yazılımı mevcut sistemlerinize entegre edin ve pilot projelere başlayarak süreç madenciliği yeteneklerinden faydalanmaya başlayın.

Daha fazla bilgi için https://t314m.com/ adresini ziyaret edilebilir ve profesyonel süreç madenciliği çözümleri için doğrudan iletişime geçebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Süreç Madenciliği (Process Mining / Intelligence) ile alakalı merak edilen diğer soruları sizler için yanıtladık.

Process Mining / Intelligence Türkçe ne demek?

Process Mining / Intelligence, Türkçede “Süreç Madenciliği” veya “Süreç Zekası” olarak adlandırılmaktadır. 

Bu terim, organizasyonların iş süreçlerini anlamak, analiz etmek ve iyileştirmek için veri madenciliği ve büyük veri analitikleri tekniklerini kullanan bir yaklaşımı ifade eder. Süreç madenciliği, işletmelerin bilgi sistemlerindeki olay günlükleri verilerini kullanarak süreçlerin gerçekte nasıl işlediğini ortaya çıkarır ve görselleştirir.

E-mining ne anlama gelir?

E-mining terimi genellikle “elektronik madencilik” anlamına gelmektedir ve dijital verilerde değerli bilgileri keşfetme sürecini ifade eder. 

Süreç madenciliği bağlamında, E-mining organizasyonların elektronik veri kaynaklarından (olay günlükleri, işlem kayıtları vb.) süreç bilgilerinin çıkarılması ve analiz edilmesi anlamına gelebilir. 

Task Mining nedir?

Task Mining (Görev Madenciliği), süreç madenciliğinin bir uzantısı olarak çalışanların masaüstü faaliyetlerine odaklanan bir teknolojidir. İşlem sistemlerinde gerçekleşmeyen faaliyetleri (örneğin, e-posta göndermek veya bir elektronik tablo açmak gibi) analiz eder ve bu verileri süreç madenciliği sonuçlarıyla birleştirir.

Görev madenciliği, kullanıcı tıklamaları, klavye girdileri, uygulama kullanımı ve ekran değişiklikleri gibi detayları içerir. Toplanan veriler daha sonra, tekrarlayan görevleri belirlemek, manuel işlemleri tespit etmek ve otomasyon fırsatlarını ortaya çıkarmak için makine öğrenimi algoritmaları kullanılarak analiz edilir.